سطح تقدیرنامه برای تعالی
توجه: تغییرات انجام شده در " راهنمای متقاضیان جایزه ملی بهره وری و تعالی سازمانی" ویرایش اردیبهشت ماه 1387 ، نسبت به ویرایش 1386 با علامت نشان داده شده است.
مقدمه
به متقاضیانی كه با مدیریتی خوب به پیشرفتهایی در جهت تعالی سازمانی نائل شدهاند، به شرط كسب حد نصاب تعیین شده برای این سطح، " تقدیرنامه برای تعالی " اعطاء میشود. متقاضیان این سطح باید اظهارنامه سازمان را طبق قالب تعریف شده برای تقدیرنامه به دبیرخانه جایزه ارسال كنند. پس از ارزیابی اظهارنامه، بازدید از محل توسط ارزیابان اعزامی دبیرخانه جایزه ملی بهرهوری و تعالی سازمانی انجام خواهد شد و در صورتی كه پس از بازدید از محل، حداقل امتیاز 300 كسب شود، سازمان متقاضی موفق به دریافت تقدیرنامه میشود.
حد نصاب دستیابی به سطح "تقدیرنامه برای تعالی"
با توجه به دامنه نسبتاً وسیع امتیازها در سطح "تقدیرنامه برای تعالی" و تمایل متقاضیان و ارزیابان برای تفكیك این سطح به دامنههای كوچكتر كه نشاندهنده ارتقاء سازمانها باشد، مقرر شده است امتیاز این سطح خود به چهار گروه 2 ستاره، 3 ستاره، 4 ستاره و 5 ستاره با توجه به میزان امتیاز كسب شده به شرح زیرتقسیم شود:
1. 2 ستاره برای امتیاز بین 300 تا 350
2. 3 ستاره برای امتیاز بین 351 تا 400
3. 4 ستاره برای امتیاز بین 401 تا 450
4. 5 ستاره برای امتیاز بیشتر از 450
ویژگیهای عمومی متقاضیان سطح تقدیرنامه
سازمانهای متقاضی دریافت "تقدیرنامه برای تعالی"، باید ویژگیهای زیر را دارا باشند:
1. تعیین یكی از مدیران ارشد به عنوان مدیر تعالی سازمانی
2. اجرای یكی از روشهای خود ارزیابی بر اساس مدل تعالی سازمانی كه در زمان ارسال اظهارنامه، از آخرین خود ارزیابی بیش از یك سال نگذشته باشد.
3. تدوین، توسعه، اولویتبندی و جاریسازی برنامههای بهبود كه بر اساس خود ارزیابی استخراج شده باشد.
4. سازمان متقاضی، باید نتایج حاصل از اجرای حداقل یكی از برنامههای بهبود ناشی از فرآیند خود ارزیابی را كه نشاندهنده اثربخش بودن استقرار مدل تعالی سازمانی باشد، ارائه كند.
5. سازمان متقاضی باید در غالب شاخصها با متوسط سازمانها در حوزه فعالیت خود قابل مقایسه باشد.
زمانبندی شركت در فرآیند كسب تقدیرنامه
با توجه به اینکه برای سطوح تقدیرنامه و گواهینامه زمانبندی خاصی تعیین نشده است، متقاضیان دریافت این سطوح میتوانند در طی سال، درخواست خود را به دبیرخانه جایزه ملّی بهرهوری و تعالی سازمانی ارسال نمایند. دبیرخانه پس از انجام بررسیهای لازم زمان ارزیابی درمحل را با متقاضی هماهنگ خواهد كرد.
استفاده از نشانهای سطح تقدیرنامه
سازمانهایی كه موفق به دریافت " تقدیرنامه برای تعالی" شوند، میتوانند به مدت 2 سال با تصریح عبارت "تقدیرنامه برای تعالی" از نشان آن در تبلیغات خود استفاده كنند.
شكل 9‑1 : نشان تقدیرنامه برای تعالی
فرآیند تقاضا
متقاضیان دریافت تقدیرنامه میتوانند به دو روش زیر، درخواست خود را ارائه كنند:
1. سازمانهای متقاضی میتوانند طی سال، در صورت احراز شرایط لازم، "فرم درخواست تقدیرنامه برای تعالی" (پیوست شماره 1) و اظهارنامه خود را كه در قالب تعیین شده برای تقدیرنامه تهیه شده، به دبیرخانه جایزه ملّی بهرهوری و تعالی سازمانی ارسال دارند.
2. سازمانهای متقاضی دریافت تندیسها میتوانند هنگام ثبت نام اولیه و تكمیل "فرم درخواست تندیس" (پیوست شماره 1) تمایل خود را برای كسب تقدیرنامه ابراز دارند. در این صورت چنانچه سازمان امتیاز لازم را در فرآیند دریافت تندیسها كسب نكند ولی امتیاز حداقل 300 داشته باشد، سازمان متقاضی موفق به "دریافت تقدیرنامه برای تعالی" میشود.
چگونگی ارائه اظهارنامه
الف ) سازمانهای بزرگ
تمامی سازمانهای بزرگ متقاضی باید 8 نسخه اظهارنامه كه به صورت فنری مجلد شده است (لطفاً با چسب صحافی نشود) را تهیه و به همراه یك CD حاوی فایل كامپیوتری تایپ اظهارنامه به دبیرخانه ارسال كنند.
ب ) سازمانهای كوچك و متوسط
تمامی سازمانهای کوچک و متوسط متقاضی باید 5 نسخه اظهارنامه كه به صورت فنری مجلد شده است (لطفاً با چسب صحافی نشود) را تهیه و به همراه یك CD حاوی فایل كامپیوتری تایپ اظهارنامه به دبیرخانه ارسال كنند.
اظهارنامه برای درخواست تقدیرنامه
اظهارنامه برای متقاضیان دریافت تقدیرنامه نیز قالب و ساختاری مشخص و مشابه با اظهارنامه فرآیند كسب تندیسها دارد و مشخصات ظاهری آن مطابق با جدولی است كه برای اظهارنامه سطح تندیس (زیر فصل 8-9) تعیین شده است. این اظهارنامه دارای حداكثر 51 صفحه A4 یك رو است كه باید ساختار ذیل را داشته باشد:
· تصویر فرم تكمیل شده درخواست تقدیرنامه
لازم است تا در صفحه اول اظهارنامه تصویری از فرم تقاضا كه توسط عالیترین مقام سازمان امضا شده است، قرارگیرد. این امضا نشان میدهد كه تمامی اطلاعات ارائه شده صحیح و تمامی الزامات رعایت شده است و تعهدات لازم توسط سازمان به اجرا در خواهد آمد.
· فهرست مطالب و اطلاعات اصلی سازمانی در 2 صفحه
· اطلاعات توانمندسازها جمعاً برای كل معیارهای توانمندساز، 30 صفحه
· اطلاعات نتایج جمعاً برای كل معیارهای نتایج 16 صفحه
· تشریح یك پروژه بهبود در حال اجرا و گزارش خود ارزیابی در 3 صفحه
· تعریف واژههای خاص مطالب بكار گرفته شده در اظهارنامه در 1 صفحه كه میتواند علاوه بر 51 صفحه مذكور باشد.
یادآوری مهم: لازم به ذكر است اضافه بر تعداد صفحات تعیین شده، هیچ اطلاعات دیگری مورد بررسی و ارزیابی قرار نمیگیرد، دبیرخانه حق رد و عدم پذیرش اظهارنامههایی كه مغایر با ضوابط مذكور تنظیم شده باشند را دارد.
چگونگی انجام ارزیابی
اظهارنامه سازمان متقاضی توسط تیم ارزیابان، ارزیابی میشود. برای اطمینان از همگونی امتیازاتی كه توسط این ارزیابان داده میشود، تمامی این ارزیابان تحت آموزشهای جمعی قرار میگیرند. اظهارنامهها بر اساس نقاط قوت و زمینههای قابل بهبود ارزیابی شده و امتیازی تا سقف 1000 بر اساس مدل تعالی سازمانی و جدول امتیازدهی كسب میكنند. (جزئیات در فصلهای 3 و 4 ارائه شده است.)
سپس تیم ارزیابان، ارزیابی از محل را انجام داده و ابهامات موجود در اظهارنامه را رفع و پاسخ سؤالات خود را از سازمان دریافت میكنند. متعاقب آن، با تشكیل جلسه اجماع و قطعیت نظر تیم ارزیابی، امتیاز تیم ارزیابی تعیین و مراتب به دبیرخانه اعلام میشود. تصمیم نهایی در مورد امتیاز و نتیجه حاصل از ارزیابی پس از طی مراحل مربوطه، توسط دبیرخانه به اطلاع سازمان متقاضی خواهد رسید.
گزارش بازخور
متقاضیان سطح "تقدیر برای تعالی" كه پس از بازدید از محل و اجماع نهائی، امتیاز بیشتر از 250 را كسب كردهاند، گزارش بازخور شامل نقاط قوت و زمینههای قابل بهبود برای هر كدام از 32 زیرمعیار مدل تعالی و برای متقاضیانی كه امتیاز كمتر از 250 امتیاز را كسب كردهاند، شامل نقاط قوت و زمینههای قابل بهبود برای 9 معیار مدل تعالی است.
توجه: برای كسب اطلاعات تكمیلی شامل "عدم افشا و محرمانه تلقی شدن مدارك"، "حق عدم پذیرش متقاضیان از سوی دبیرخانه"، "تجدید نظرخواهی"، "مرجع رسمی پاسخگویی به سؤالات و تقاضاها"، "هزینههای فرآیند ارزیابی" و "دبیرخانه جایزه"، "مقررات عمومی" مطالعه شود.